Microsoft 365 arvutustabeliprogramm, Excel, on hästi tuntud oma suure kasulikkuse poolest igasuguste raamatupidamis- ja finantsülesannete täitmisel. Kuid sellel on ka mõned palju vähem tuntud funktsioonid, mis võivad teatud olukordades suureks abiks olla. Selles postituses, ilma pikemalt minemata, ütleme teile kuidas saata e-kirju otse Excelist.
Kõige ilmsem juhtum on see, kui tekib vajadus suhelda või jagada andmeid sellel arvutustabelis, mille kallal me töötame. Seda saab teha väga mugavalt, ilma et peaksite rakendusest lahkuma.
Excelist e-kirjade saatmise eelised
Exceli ja Outlooki eeliste kombinatsioon annab meile väga huvitava tulemuse: võimaluse jagada tohutul hulgal teavet (andmed, arvutused, graafikud, statistika, dokumendid jne) meili teel. Selle eeliste loendist võime esile tõsta järgmist:
- Kiirus, kuna mõlema teenuse serverid on sünkroonitud.
- turvalisus. Excel säilitab meilis sisalduvate andmete koopia. Teisest küljest töötab Outlook ka varukoopia.
- Ühilduvus: Gmaili ja Hotmaili kaudu on võimalik saata e-kirju.
Eelmine samm: sünkroonimine
See võimalus saab olema seni, kuni teie Microsoft Office'i sätted on Outlookiga kui vaike-e-posti aadressiga korralikult sünkroonitud. Kui jah, saame meilimanustena saata mis tahes tüüpi dokumente. Kui see sünkroonimine pole konfigureeritud, peame seda tegema. Peate lihtsalt järgima mõnda lihtsat sammu:
- Esiteks Avame Outlooki.
- Siis me teeme "Plaadid".
- Me klõpsame "Valikud" ja siis me läheme "Kindral".
- Käivitusvalikutes aktiveerime Outlooki vahekaardi eelmääratletud programmina meilide, kontaktide, kalendrite jms jaoks.
- Lõpuks klõpsame edasi OK
Kui eelmine sünkroonimise etapp on lõpetatud, jätkame üksikasjaliku selgitusega, mida tuleb teha meilide saatmiseks Excelist.
Saatke e-kirju Excelist
Meilide otsesaatmiseks Exceli utiliidi kasutamiseks on meil kaks võimalust. makrodega või ilma. Siinkohal tasub selgitada, et Exceli dokumendis sisalduvaid käskude jada nimetatakse makroks. Selgitame, kuidas mõlemal kahel juhul edasi toimida.
Makrosid pole
See on järgmine meetod Outlooki vaikeseade. Rakendus vastutab Exceli failist või dokumendist koopia genereerimise ja kasutaja poolt märgitud adressaadile saatmise eest. Sel juhul saadetakse fail PDF-vormingus. Seda peaksime tegema:
- Kõigepealt läheme Excelisse ja valime ülaltoodud lindil "Rekordid".
- Seejärel klõpsame "Jaga meili".
- Järgmisena märgime valiku saata andmeid manusena ja anname "Saada".
makrodega
See võimalus eeldab, et kasutame programmeerimiskeelt VBA (Visual Basic for Applications), mida Microsoft tavaliselt kasutab oma programmide funktsioonide laiendamiseks. Excelist ja makrodega meili saatmiseks peate faili õigesti salvestama. Selleks järgime järgmisi samme.
- Esimene asi, mida teha, on salvestage arvutustabel kausta Failid kui a makro-toega Exceli töövihik (dialoogiboksina ja eristava nimega kausta valimine).
- Seejärel tuleb avada makrodega sünkroonitud Exceli töövihik.
- Me vajutame F11 võimaldada Microsoft Visual Basic.
- Automaatselt, a kood millele pääseme juurde kaks korda klõpsates See tööraamat. Järgmisena kleepime koodi uude avanevasse aknasse.
- Seejärel asendame e-posti aadressiga saaja aadress võrgus.
- Lõpetamiseks sulgeme Microsoft Visual Basicu ja klõpsake nuppu "Saada".
Valik "makrodega" on see, mille peame teostama massisaadetised. Sel konkreetsel juhul peate looma VBA-makro ja programmeerima (konfigureerima) koodi massilise meili saatmise automatiseerimiseks.