Muu hulgas on digitaalne sertifikaat Seda saab kasutada Wordi dokumendi autentsuse ja juriidilise kehtivuse tagamiseks. Samuti võib see aidata meil tugevdada turvalisusega seotud aspekte. Seetõttu selgitame selles artiklis teile kuidas allkirjastada Wordi dokumenti digisertifikaadiga, Samm sammu haaval.
Tuleb meeles pidada, et digitaalne sertifikaat on elektrooniline dokument mis sisaldab isiku, üksuse või organisatsiooni identifitseerivat teavet ja mille abil pääseb juurde teatud teenusele. Hispaanias on juba väga levinud nende sertifikaatide kasutamine igasuguste haldusmenetluste läbiviimiseks näiteks maksuametis või liikluse peadirektoraadis.
Wordi dokumendi allkirjastamine digitaalse sertifikaadiga hõlmab paljusid eelis. Need on kõige tähelepanuväärsemad:
- Tagage dokumendi autentsus ja konfidentsiaalsus, mis on selle tööriista peamine põhjus.
- Sellel on juriidiline kehtivus Euroopa Liidus ja paljudes teistes riikides.
- Tagab dokumendi terviklikkusest seda ei saa pärast allkirjastamist muuta ega muuta.
- See tähendab märkimisväärset aja ja ressursside kokkuhoidu, kuna pole vaja midagi printida, skannida ega postitada.
- Ühtlustab auditi- ja sertifitseerimisprotseduure.
Kõik need omadused muudavad digitaalse sertifikaadi väärtuslikuks ressursiks äri-, õigus- ja halduskeskkonnas, kuigi saame neid probleemideta kasutada ka oma kodustes või isiklikes protseduurides.
Eeltingimused
Liigume edasi praktilise osa juurde. Wordi dokumendi allkirjastamiseks digisertifikaadiga peame esmalt täitma terve rea eeltingimusi.
Esiteks peame digitaalne sertifikaat on meie arvutisse installitud (soovitame lugeda meie eelmist postitust «Kus digitaalseid sertifikaate hoitakse?«). Sertifikaate võivad väljastada erinevad üksused, kuid kasutamiseks peavad need olema kehtivad ja kehtivad. Et kontrollida, kas sertifikaat on seadmesse installitud Sertifikaatide haldur Saame kasutada Windows + R kiirklahvi, kirjutage otsinguribale tekst certmgr.msc ja vajutage sisestusklahvi.
Teisest küljest peame tagama, et meil on Microsoft Wordi versioon, mis suudab toetada digitaalallkirju (Word 2016 või uuem). Samuti on vajalik, et allkirjastatav dokument oleks sisse salvestatud .docx vormingus.
Allkirjastage Wordi dokument digitaalse sertifikaadiga samm-sammult
Kui eelmised kontrollid on tehtud, vaatame, millist protseduuri tuleb järgida Wordi dokumendi allkirjastamisel digisertifikaadiga. Järgida tuleb järgmisi samme.
1. toiming: avage dokument Microsoft Wordis
Peame lihtsalt käivitama oma arvutis Wordi programmi ja otsima arhiivist dokumenti, mida tahame digitaalselt allkirjastada.
2. samm: pääsete juurde digitaalallkirja valikule
- Avatud dokumendis klõpsame vahekaarti arhiiv.
- Seejärel valime vahekaardi info.
- Ekraani paremal pool kuvatud paneelil klõpsame nuppu "Kaitse dokumenti".
- Lõpuks valime valiku «Lisa digitaalallkiri».
3. samm: seadistage digitaalallkiri
Pärast eelmisi toiminguid ilmub ekraanile dialoogiboks, mis annab teada, et meie dokumendile lisatakse digitaalallkiri. Soovi korral saame siia lisada konkreetsele tekstiväljale lühikese kirjaliku kirjelduse dokumendi digiallkirjastamise eesmärgist või eesmärgist.
4. samm: valige digitaalne sertifikaat
See on digitaalallkirja andmise protsessi põhiosa, mille puhul peame toimima järgmiselt: Klõpsame edasi Sign. Kui teil on installitud mitu sertifikaati, kuvatakse loend erinevate suvanditega. Kõik, mida me peame tegema, on valige sobiv sertifikaat ja vajutage aktsepteerima.
5. samm: täitke allkiri
Järgides meie juhiseid, allkirjastab Microsoft Word dokumendi ja kuvab meile teatise, mis kinnitab digitaalallkirja lisamist. Pärast seda Dokument märgitakse kirjutuskaitstuks, seega muudab iga katse seda muuta või muuta allkirja automaatselt kehtetuks.
Mõned olulised kaalutlused
Wordi dokumendi allkirjastamine digitaalse sertifikaadi kaudu on kõige turvalisem viis selle adressaatide usalduse tagamiseks, kes võivad olla täiesti kindlad, et pärast allkirjastamist pole dokumenti muudetud.
Üllatuste ja vigade vältimiseks on siiski soovitatav hoidke uuendatud sertifikaat. Ei tee paha aeg-ajalt selle aegumiskuupäeva kontrollida. Samuti on oluline, et vältida allkirjastamisprotsessi kordamist enne allkirjastamist vaadake üle kogu sisu. Mõnikord võimaldab lõplik ülevaade meil näha asju, mis dokumendis puuduvad või üleliigsed.
Lõpuks, et kontrollida, kas kõik on õigesti tehtud, saame teha kontrollimine järgnevalt:
- Avame dokumendi mis on digitaalselt allkirjastatud.
- Läheme vahekaardile Arhiiv.
- Valime võimaluse info.
- Lõpetamiseks klõpsame nuppu Vaata allkirju, kus saame kontrollida allkirja kehtivust, kasutatud sertifikaati ja muid sellega seotud detaile. Nii lihtne.