Maailmas, milles me täna elame, võime andmeid töödelda ja hallata See on ülioluline tööriist. On ilmne, et andmetöötluse edusammud on viinud praktiliselt kogu teabe, mida varem käsitleti. digiteerida. Kõik, kes kasutavad regulaarselt tehnoloogiaid, mobiilseadmeid ja arvuteid, teavad, kuidas sisaldama pilte, slaide, graafikuid või muid visuaalseid elemente oma failides või esitlustes aga enamik ei tea, kuidas seda teha optimeerida nende elementide kaalu et seade töötaks kiiremini, nii et failidega töötades on tõhus oskus enamuse seast eristuda.
Kui leiate end sellesse rühma, kuid soovite sellesse teekonda sügavamalt süveneda Siit saate teada, kuidas failide salvestamist, optimeerimist ja kasutamist paremini hallata, oleme kindlad, et see artikkel aitab teil leida seda, mida otsite. Kahtlemata soovitame teil lugemist jätkata, kuna võtate ära väga kasulikud tööriistad, mida saate kohe kasutama hakata failide kaalu lihtsustamiseks ja tihendamiseks ja nii, parandada oma töökogemust ja seadme jõudlust mida te kasutate.
Failide optimeerimise tähtsus
Enne rääkimist kuidas saame oma failide suurust vähendada, on oluline kommenteerida, sest see lihtne ülesanne on nii oluline parandada meie töö tõhusust. Kui te tavaliselt esitlusi ei tee või failid, millega töötate, sisaldavad ainult teksti, pole teil nendega töötamisel probleeme. Vastupidi, kui lisate oma dokumentidesse pilte, hüperlinke, üksikasjalikku graafikat või muid sarnaseid visuaalseid elemente, on ülimalt oluline alustada failide tihendamist, eriti kui kasutate seda tüüpi esitlust tööl või sageli See mõjutab teie arvuti salvestusruumi ja laadimiskiirust.
Üks peamisi põhjusi on see failid tihendada teeb neid väiksem suurus ja järelikult on teil rohkem nende allalaadimise ja teisaldamise lihtsus. Lisaks on nende töötlemine palju kiirem.
See on ka kasulik viis korraldada paljude failidega kaustu. Et csuruda alla suurel hulgal faile mida tuntakse kui "raamatupoed“, väheneb nende andmete kaal märgatavalt. Seda kasutatakse failide allalaadimisel väga sageli, kuna see on palju kiirem.
Alternatiivid failide tihendamiseks Microsoft Office'is
Järgmisena tutvustame erinevaid alternatiive, et saaksite oma failide suurust vähendada ja optimeerida Office'i peamistes töörakendustes: Word, PowerPoint ja Excel, kuna neid kasutatakse kõige sagedamini ja need sisaldavad raskeid elemente.
PowerPointi optimeerimine
PowerPoint on Microsofti põhitööriist, mida kasutatakse esitluste loomiseks väga visuaalne, integreerides slaidid, mis tavaliselt ühendavad teksti, pilte ja isegi videoid. Seetõttu taTavaliselt on failidel märkimisväärne kaal ja oluline on proovida elemendid kokku suruma mida sisestame, eriti pilte ja videoid, seega keskendume neile. Peate järgima ainult järgmisi samme:
- Esimene asi, mida peate tegema, on Sisestage slaidile pilt, mida soovite optimeerida. Valige see pilt, klõpsates sellel.
- Aastal ülemine menüü klõpsake valikul «Formaat«. Siin kuvatakse erinevad valikud, mille hulgas saate ka ise reguleerige pildi heledust ja kontrasti, muutke selle suurust, lisage pildiraame...
- ValigePiltide tihendamine«. Siin saate optimeerida lihtsal viisil või täiustatud viisil, klõpsates valikutel, kus saate valida pildi kvaliteet olenevalt kasutusest, mida kavatsete anda. Mida madalam on kvaliteet, seda väiksem on suurus. Samuti saate valida, kas soovite tihendada kõik esitluses olevad pildid või ainult need, mida soovite. Lihtsalt selle toiminguga lihtsustate PowerPointi suurust ning seda on lihtsam laadida ja teisaldada.
Wordi optimeerimine
sõna kindlasti on see enim kasutatud Microsoft Office'i rakendus ja kuigi algselt kasutati seda lihtsalt tekstidokumendina ja selle kaal ei olnud kuigi suur, siis praegu sisestada saab igasuguseid elemente nagu pildid, lingid, üleminekud... Siin anname teile mõned põhilised näpunäited dokumentide mahu vähendamiseks.
Nagu PowerPointis, kui lisame pilte, suureneb faili kaal, kuid me saame hakkama tihendage need pildid selle tõhusamaks muutmiseks. Selleks järgime samu samme nagu eelmisel juhul. Peame seda tegema valige pilt, minge "Format" ja klõpsake "Optimize pilte".
Oluline aspekt on ka failivorming, mida salvestamisel kasutame. Tavaliselt salvestatakse vaikimisi on .docx või .doc. Aga kui see on juba lõpetatud fail, soovitame teisendada .pdf-vormingusse alates tihendage faili palju ja pealegi on esitlus rohkem puhas.
Teine tegur, millega peame arvestama, on piirata või vähendada nii palju kui võimalik visuaalseid efekte ja elemente mis suurendavad meie failide suurust. Näiteks vältige leheefektide, vesimärkide, teemafondide ja värvide lisamist.
Optimeerige Excel
Kuigi dokumendid Excel Need ei ole tavaliselt rasked, kui töötame suurte andmemahtude ja valemitega, on võimalik, et see mõjutab meie kogemusi. aeglustus. Nende lihtsate sammudega saate need failid hõlpsalt tihendada.
Midagi, mida saame nende arvutustabelite lihtsustamiseks kohe kasutama hakata, on muuta failivormingut. See tähendab, et vaikimisi vormingus salvestamise asemel . XLSX, teeme seda .xlsb-vormingus, mis tihendab ja optimeerib suurust ja kaalu.
Samuti on soovitatav kustutage kõik mittevajalikud andmedJa peidetud veerud mis võtavad ruumi ja ennekõike vältige keeruliste valemite kasutamist koos andmetega, välja arvatud juhul, kui see on hädavajalik. Exceli valemid suurendavad faili suurust, nii et kui võimalik Proovime kasutada lihtsamaid.
Saame töötada graafika ja piltidega, kuid alati on soovitatav cToimivuse parandamiseks klõpsake neid üksusi arvutustabelis. Saame seda teha nii, nagu oleme eelnevalt selgitanud.