Töötage meeskonnana paremini Office 365 ja nende näpunäidete abil

El meeskonnatöö on tänapäeva töökeskkonnas eesmärkide saavutamiseks hädavajalik ning digitaalsed tööriistad, näiteks Büroo 365 on selle saavutamisel saanud olulisteks liitlasteks. Selles artiklis saate üksikasjalikult teada, kuidas ära kasutada kõiki Microsoft 365 pakutavaid eeliseid, et optimeerida koostööd oma ettevõttes, töörühmas või haridusasutuses.

Hübriid- ja kaugtöövõimaluste suunas liikumisega Vajadus mehhanismide järele, mis hõlbustavad suhtlust, dokumendihaldust ja grupi tootlikkust, muutub üha ilmsemaks. Microsofti lahendused mitte ainult ei vasta neile vajadustele, vaid võimaldavad meeskondadel ka laieneda, säilitada infoturvet ja parandada organisatsiooni toimivust.

Office 365 koostöökeskkond: palju enamat kui lihtsalt rakendused

Office 365 (nüüd Microsoft 365) on terviklik platvorm, mis integreerib lahendused nii suhtluse kui ka dokumendihalduse ja ülesannete automatiseerimise jaoks. Tegelikult läheb see palju kaugemale klassikalisest Wordi, Exceli ja PowerPointi kolmikust. See koondab tööriistu, mis on spetsiaalselt loodud koostöö hõlbustamiseks ja tootlikkuse säilitamiseks hajutatud või koos töötavates meeskondades.

Microsoft 365 meeskonnatöö peamised valdkonnad on järgmised:

• SideKiirsõnumid, videokõned ja e-posti haldamine.
• Jagatud salvestusruumPilvesalvestusruumid ja ühine dokumendihaldus.
• Planeerimine ja monitooringKalendrid, ülesanded ja projektijuhtimine.
• Materjalide koostööl põhinev väljatöötamineSamaaegne redigeerimine ja kaasautorlus reaalajas.
• Protsesside automatiseerimineTöövood korduvate ülesannete optimeerimiseks.

Kõigi nende rakenduste vaheline integratsioon on saladus teha kollektiivset tööd paindlikul ja tõhusal viisil. Vaatame üle peamised näpunäited ja nipid, et neist maksimumi võtta.

Korraldage oma vestlusi ja projekte Microsoft Teamsi abil

Microsoft Teams on Microsoft 365 koostöö alustala. See võimaldab teil luua meeskondi ja temaatilisi kanaleid, et jagada vestlusi ja ülesandeid projektide, osakondade või töövaldkondade kaupa, vältides lõputute meilivestluste kaost.

Mõned olulised soovitused Võistkonnad:

• Loo temaatilisi kanaleid iga projekti, valdkonna või konkreetse vajaduse jaoks. Nii ei lähe vestlused sassi ja asjakohast teavet on lihtsam leida.
• Kasutage nii vestlust kui ka videokõnesid meeskonnaliikmetega sünkroonselt või asünkroonselt suhelda.
• Salvesta olulised kohtumised ja salvestab salvestised grupi ühiskasutatavatesse ruumidesse. See võimaldab neil, kes ei saanud osaleda, hõlpsalt järele jõuda.
• Kohanda oma märguandeid ja mainimisi, seega saate ainult teateid, mis on teie jaoks tõeliselt asjakohased.

Teamsi suur lisaväärtus on selle võime integreerida teisi tööriistu, näiteks kalendreid, ülesandeid, loendeid või väliseid rakendusi, platvormilt lahkumata. See tsentraliseerib kogu koostöö ja hoiab ära raisatud aja, mis kuluks ühelt rakenduselt teisele hüppamisele.

Dokumentide salvestamine, jagatud redigeerimine ja haldamine

OneDrive ja SharePoint on Office 365 pilvepõhise failisalvestuse ja -halduse nurgakivid. Nende teenuste abil saate luua jagatud kaustu, hallata juurdepääsu ja tagada, et iga meeskonnaliige töötab alati iga dokumendi uusima versiooni kallal.

• OneDrive See võimaldab individuaalset failide jagamist, hõlbustades konkreetsete dokumentide vahetamist või koostööruumide loomist väikestes gruppides.
• SharePoint See toimib dokumendiportaalina, kus saate koondada teavet, pääseda juurde vikidele ning luua suurema kontrolli õiguste ja juurdepääsupoliitikate üle.

Reaalajas ühine redigeerimine on üks Microsoft 365 tähelepanuväärsemaid edusamme. Saate kutsuda mitu kasutajat korraga Wordi, Exceli või PowerPointi faili redigeerima, muudatusi koheselt jälgida ja kontekstuaalseid kommentaare jätta. Alustamiseks tehke järgmist.

1. Ava Microsoft Teams ja mine kanalile või vestlusse, kus soovid koostööd teha.
2. Looge või valige Wordi, Exceli või PowerPointi fail vastava vahekaardi abil.
3. Redigeeri oma dokumenti otse Teamsis ja vaata, kuidas teised kolleegid paralleelselt töötavad. Kõik muudatused salvestatakse automaatselt pilve.

Kollektiivsete ülesannete planeerimine, jälgimine ja haldamine

Eduka meeskonnatöö jaoks on oluline korralik planeerimine ja ülesannete juhtimine. Selles mõttes pakub Microsoft 365 tööriistu nagu Planner ja Lists, mis on integreeritud Teamsi ja SharePointi, et struktureerida ülesandeid ja visualiseerida iga projekti edenemist.

• Planeerija See võimaldab teil luua Kanban-stiilis tahvleid, määrata ülesandeid igale liikmele ja jälgida tegevuste edenemist. See hõlbustab visuaalset korraldust ja kitsaskohtade tuvastamist.
• Nimekirjad See sobib ideaalselt jälgimisnimekirjade loomiseks, varude haldamiseks, teabe kogumiseks ja kohandatud vaadete loomiseks. Selle mitmekülgsus võimaldab seda kohandada mitme stsenaariumi jaoks.
• Jagatud kalendrid Teamsis Nad aitavad planeerida koosolekuid, üritusi ja olulisi kuupäevi, tagades, et kõik asjaosalised on samal lainel.

Nende rakenduste integreerimine väldib kattumisi, hoiab kõik asjaosalised kursis ja võimaldab läbipaistvat vastutust.

Korduvate ülesannete automatiseerimine: Power Automate ja muud võimalused

Üks tootlikkuse maksimeerimise saladusi on võimalikult palju automatiseerida. Power Automate, Microsoft 365 automatiseerimistööriist, võimaldab teil seadistada vooge, et säästa aega rutiinsete protsesside pealt:

• Teavituste automatiseerimine kui failides toimuvad muudatused või kui keegi mainib vestluses märksõna.
• Dokumendi kinnitamise voogude loomine või automaatsed märguanded peagi tähtaega ootavate ülesannete kohta.
• Microsoft 365 integreerimine kolmandate osapoolte rakendustega oma töövoogude tsentraliseerimiseks ja lihtsustamiseks.

Automatiseerimine aitab vabastada aega ja suunata inimtöö suurema lisandväärtusega ülesannetele.

Privaatsus, turvalisus ja isikupärastamine meeskonnatöös

Juurdepääsu-, privaatsus- ja turbepoliitikate nõuetekohane konfigureerimine on koostöökeskkondades jagatud teabe kaitsmiseks ülioluline. Microsoft 365 pakub:

• Kohandatavad kasutajaõigused et määrata, kes saab luua meeskondi ja kanaleid või pääseda juurde failidele ja neid muuta.
• Turvalisuse ja vastavuse tsentraliseeritud kontroll, aidates ettevõtetel andmeid kaitsta ja kehtivaid eeskirju järgida.

Reguleerige märguandeid tagab, et iga liige saab ainult vajalikke teateid, vältides tähelepanu hajutamist ja parandades keskendumisvõimet.

Integreerimine väliste rakendustega laiendab võimalusi, võimaldades Teamsil kohaneda iga organisatsiooni konkreetsete vajadustega.

Esialgne ettevalmistus ja parimad tavad koostööl põhineva töö rakendamiseks

Office 365 juurutamisel oma ettevõttes või meeskonnas on ülioluline Määrake algusest peale õige meeskonna ja kanali struktuur:

• Meeskondade ja kanalite struktuuri planeerimine ettevõtte valdkondade, osakondade või aktiivsete projektide põhjal. See väldib dubleerimist ja lihtsustab teabe otsimist.
• Kehtestage selged juurdepääsu- ja lubade poliitikad, kohandades turvalisust oma organisatsiooni vajadustele.
• Kohanda keskkonda integreerides oma igapäevaeluks kõige kasulikumaid rakendusi, näiteks kalendreid, ülesannete tahvleid või valdkonnapõhiseid lahendusi.

Vajadusel toetuge kiireks ja turvaliseks kasutuselevõtuks sertifitseeritud tehnoloogiapartneritele.

Meeskonnatöö tulevik: tootlikkus ja koostöö pilves

Microsoft 365 areneb pidevalt uute funktsioonidega mille eesmärk on parandada kasutajakogemust ja andmeturvalisust. Pühendumus pilvetehnoloogiale, mobiilsusele ja automatiseerimisele tagab, et meeskonnad saavad koos töötada olenemata nende asukohast.

Nende tööriistade valdamine on võtmetähtsusega konkurentsis püsimiseks, turumuutustega kohanemiseks ning koostöö ja pideva õppimise kultuuri edendamiseks. Lisateavet selle kohta, kuidas pilves koostööd maksimeerida, leiate meie juhendist. Optimeeri oma otsinguid Microsofti tööriista Pages abil.

Hästi määratletud strateegia, pidev koolitus ja ekspertide tugi võivad teie organisatsioonis või meeskonnas Office 365 juurutamisel olla üliolulised.

Microsoft 365 koostöölahendused Nad pakuvad kõike vajalikku meeskonnatöö dünaamika muutmiseks, võimaldades ettevõtetel, asutustel ja töörühmadel liikuda tõhusama, turvalisema ja kohandatud juhtimise poole.