Koosolekute ajastamine Microsoft Teamsis See on meeskondade koordineerimise, sisu esitamise ja töövoo säilitamise võti ilma teavet kaotamata; kõik toimub Teamsi kalendri põhjal ja sünkroonitakse otse Outlookiga.
Selles praktilises juhendis Selgitame kõike, mida peate teadma: kuidas luua, kutsuda ja hallata osalejaid (sh väliseid), kasutada ajastamisabilistit, jagada linke, lisada sissehelistamise juurdepääsu, kategoriseerida, lohistades ümber ajastada, määrata staatust „Kuva kui“, hallata koosolekuid mobiilseadmest, kasutada Microsoft Teamsi tasuta versiooni maksimaalselt ära ja isegi seadistada korduvaid koosolekuid.
Põhiline sünkroonimine ja ajastamine Outlookiga
Kui planeerite Teamsis koosolekut, lisatakse automaatselt teie Outlooki kalendrisseja kui teete seda vastupidi, Outlookist, kuvatakse see ka Teamsis. Nii väldite dubleerimist ja ajastamisvigu. Kui eelistate alustada Outlookist, looge lihtsalt sündmus ja aktiveerige suvand selle Teamsi koosolekuks teisendamiseks, et juurdepääsulink genereeritaks ja üksikasjad teie kontoga sünkroonitaks.
See vedeliku integratsioon on ideaalne neile, kes päeva jooksul Teamsi ja Outlooki vahel vaheldumisi kasutavad, kuna iga kuupäeva või kellaaja muudatus kajastub mõlemas kalendris.
Lisaks toob sünkroniseerimine kaasa praktilised eelised näiteks kutsete saatmine Teamsi lingi kaudu ja helikonverentside korral sissehelistamise numbri ja konverentsi ID automaatne lisamine Outlookist ajastamisel.
Kutsed ja osalejate haldamine
Te Kutsu osalejaid koosoleku loomisel või hiljem, sündmuse redigeerimine Teamsi kalendris ja nii sise- kui ka väliste inimeste lisamine.
- Sisemiste assistentide puhul kirjutage nende nimed Kui soovite rolle eristada, märkige väljal Külalised, kelle märkimine on kohustuslik ja kelle märkimine valikuline, et kõik saaksid kutse oma õige staatusega.
- Väliste külaliste puhul sisestage nende täielik e-posti aadress. (näiteks john@example.com) ja Teams saadab meili lingiga liitumiseks ilma teie organisatsiooni kuulumiseta.
Teamsi lubab kuni 1.000 aktiivset osalejat koosolekul ja kuni 10 000 täiendavat inimest saavad minna ainult vaatamisega režiimi, kui osalejate arv jõuab XNUMX-ni.
- Loo või ava koosolek Teamsi kalendris osalejate lisamise ja üksikasjade määratlemise alustamiseks.
- Sisestage nimed või e-posti aadressid väljale „Lisa vajalikud osalejad“. ja mittevajalike külaliste puhul kasutage valikut „Valikuline“.
- Välisassistentide puhul kasutage täielikku aadressi. et nad saaksid juurdepääsu lingi oma e-posti aadressile.
- Valige Saada või Saada värskendus nii et kutse saabuks koos kohtumise lingi ja olulise teabega.
Ajastamise ja kättesaadavuse assistent
Ajastusabiline aitab teil leia ideaalne aeg kõigile, näidates visuaalselt selgelt nähtaval ruudustikus ajapilusid, ajavööndeid ja külaliste saadavust. Ruudustik on varjutatud, kui keegi on hõivatud või tal on esialgne kohtumine, ja varjutamata, kui keegi on vaba, mis teeb kõigile sobiva aja leidmise palju kiiremaks.
- Avage ajastamisviisard ülevalt Kontrolli koosolekuvormilt saadavust ning kohanda kuupäeva ja kestust, kuni leiad optimaalse aja.
- Kui üksikasjad on paika pandud, saatke kutse nii et see jõuaks kõigi osalejateni kokkulepitud aja ja liitumislingiga.
Jaga linke ja sissehelistamisnumbreid
Samuti saate kutsu jagades koosoleku linkiLooge või avage koosolek oma kalendris, kopeerige kuvatav URL ja levitage seda e-posti või vestluse teel. Neile, kes eelistavad telefoni teel liituda, lisage kohalik juurdepääsunumber ja konverentsi ID; kui planeerite kohtumise Outlookist ja teil on helikonverentsi funktsioon, lisatakse need andmed kutsele automaatselt.
Lingi jagamine kiirendab sisseelamist külalistest, keda algses nimekirjas polnud või kes liituvad viimasel minutil, säilitades kontrolli ooteruumist, kui te selle nii konfigureerite.
Pea meeles ülevaatekoosoleku valikud et otsustada, kes saab ooteruumist lahkuda ja kes saab esineda, tasakaalustades ohutust ja sujuvust.
Kategooriseerimine ja oleku „Kuva kui” kontroll
Värvi ja liigita oma kalender kategooriatega, et eristada koosolekuid teema, prioriteedi või meeskonna järgi ja leida need kiirelt üles. Olemasoleva koosoleku sildistamiseks paremklõpsake kalendris sündmusel, valige „Kategooria“ ja valige värv, mis seda tüüpi koosolekut tähistab.
Samuti saate määrake kategooria programmeerimise ajal vormilt endalt, nii et kogu kohtumine on juba algusest peale kodeeritud.
Osariik „Kuva kui” määrab, kuidas teid kalendris kuvatakse (nt Hõivatud) ja selle määrab korraldaja; osalejad näevad registreerumisel korraldaja näidatud olekut.
- Koosoleku üksikasjades valige „Kuva kui” ja valige staatus, mis sobib kõige paremini kohtumise tüübiga.
- Osalejad saavad oma staatust ise muuta paremklõpsates koosolekul, valides „Kuva kui“ ja seejärel oma eelistuse.
Vaikimisi väärtus on „Hõivatud“, mis sobib ideaalselt tahtmatute kattumiste vältimiseks teiste kõnedega.
Ümberprogrammeerimine ja redigeerimine mobiiltelefonist
Teamsi kalendris ajakava muutmine on sama lihtne kui lohistage sündmuse uude aega paigutada. Enne salvestamist näete külaliste saadavust.
Kui eelistad muutke kellaaega detailide alt, avage koosolek, määrake kuupäev ja kellaaeg ning puudutage osalejate automaatseks teavitamiseks nuppu „Saada värskendus”.
Saate oma mobiiltelefonist koosolekuid vaadata ja redigeeridaAvage Teamsi rakendus, puudutage valikut Kalender, liituge koosolekuga ja puudutage nuppu Redigeeri, kui olete korraldaja. Kui olete lõpetanud, puudutage muudatuste esitamiseks nuppu Valmis.
Regulaarsed koosolekud Teamsis
Et mitte sama tsitaati ikka ja jälle korrata, määra kohtumine korduvaks ja määrab selle sageduse ja lõppkuupäeva.
- Ava oma Teamsi kalender ja puuduta valikut „Uus koosolek”. sobivas kanalis või vestluses või üldisest kalendrist endast.
- Lisa pealkiri, kuupäev, algusaeg ja kestus nagu oleks tegemist tavalise koosolekuga.
- Aktiveeri valik „Korduv koosolek” et näidata, kas see on igapäevane, iganädalane, igakuine jne, ja määrata kindlaks, millal sari lõpeb.
- Nädalaperioodidel märkige konkreetsed päevad ja kellaajad milles iga seanss tuleks soovitud kadentsi säilitamiseks läbi viia.
- Salvesta ja lisa osalejaid et saata neile kutse lingiga, mis jääb kõigis kordustes samaks.
Korduvate koosolekute jagamise link ja üksikasjad kõigi eksemplaride vahel, mis lihtsustab korraldajate ja osalejate logistikat ning väldib segadust erinevate URL-idega.
Kui teie organisatsioon seda lubabsaate lubada valikuid nagu automaatne salvestamine, et jäädvustada iga seansi sisu ja seda hiljem üle vaadata.