Tänapäeval on maksete, hüvitiste ja kulude haldamine mobiilseadmest Microsofti ja Windowsi tööriistade abil palju lihtsam, kui esmapilgul tundub. Finantsrakenduste, ärirakenduste, mobiilse andmeside kasutamise kontrollimise lahenduste ja seadmehaldustööriistade abil on teil käeulatuses täielik ökosüsteem, millega saate oma rahaasju hallata ja korraldada kõikjal.
Järgmistes ridades näete, kuidas kasutada ära rakendusi nagu Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link ja digitaalseid SIM-kaarte (eSIM-e), et kontrollida kulusid, hallata abi, liikuda turvaliselt BYOD-keskkondades (too oma seade kaasa) ja ühendada oma mobiilseade Windowsi arvutiga peaaegu nagu ühe ekraaniga.
Dynamics 365 mobiilikulude rakendus: hüvitised, reisikulud ja abi otse teie taskust
Microsofti ökosüsteemis on ettevõtete jaoks, kes peavad töötlema reiside ja projektidega seotud kulusid, hüvitisi ja rahalist abi, üks võtmeelemente Dynamics 365 kulude haldamise mobiilirakendus, mis on loodud Microsoft Power Appsi lõuendirakendusena.
See lahendus integreerub Dynamics 365 Project Operationsiga (integreeritud ERP ja tootmisstsenaariumidega) ja avaldatakse Power Appsi mobiilirakenduses, võimaldades igal volitatud töötajal luua, esitada ja kinnitada kuluaruandeid otse oma nutitelefonist, ilma et oleks vaja avada Finance'i veebiklienti.
Rakendus on loodud protsessi võimalikult sujuvaks muutmiseks: liides on väga visuaalne, ülesandekeskne ja pakub lihtsustatud töövooge , nii et takso, hotelli või ärilõuna broneerimine pärast koosolekut muutub millekski, mida saab teha sekunditega mobiiltelefonist.
Rakenduse põhifunktsioon on optilise märgituvastuse (OCR) tehnoloogia kasutamine kviitungitelt ja arvetelt teabe automaatseks lugemiseks. Te teete kviitungist foto, rakendus tuvastab olulised andmed (summa, kuupäev, valuuta, maksud jne) ja genereerib kulurea, mis on valmis linkima kuluaruande või konkreetse toetusega.
Soovi korral võite salvestada ka kviitungite fotod, et need hiljem lisada , kui teil on aega täielik aruanne koostada. See on suurepärane, kui olete reisil, teil on halb mobiililevi või soovite lihtsalt kõik salvestada ja hiljem omal ajal üle vaadata.
Mida saab Dynamics 365 kulurakendusega teha?
Mobiilne kulude haldamise rakendus on loodud katma kogu kulu elutsüklit alates hetkest, mil millegi eest maksate, kuni selle kinnitamise ja hüvitamiseni. Lõppkasutaja jaoks on peamised funktsioonid järgmised:
Ühelt poolt saate luua individuaalseid kulusid ja koostada põhjalikke kuluaruandeid , rühmitades ridu reisi, projekti, toetuse või perioodi järgi. Iga kulu võib sisaldada kategooriat, projekti, makseviisi, makse ja kõiki lisavälju, mille teie organisatsioon on konfigureerinud.
Kviitungite jäädvustamise süsteem on paindlik: teil on võimalus luua uusi kviitungeid, neid manustada, lahti siduda või kustutada, kui need kogemata üles laaditi. See detailne kontroll lisatud dokumentide üle on väga kasulik auditite või sisemiste toetuste ja toetuste põhjendamiseks.
Kuluaruandeid saab salvestada mustandina, esitada kinnitamiseks, vajadusel taastada ja uuesti redigeerida, kui ettevõtte poliitika seda lubab. Nii saate enne kinnitamist vea märkamise korral selle parandada ilma otsast alustamata.
Lisaks saavad nii kulusid genereerivad töötajad kui ka aruannete kinnitamise eest vastutavad töötajad rakendusele juurde pääseda Power Appsi mobiilirakenduse kaudu , pakkudes tänu Dataverse'i infrastruktuurile ja virtuaalsetele üksustele reaalajas ühendust Dynamics 365 Finance'i andmetega.
Teine tugevus on võimalus kogemust ettevõtte vajadustele vastavaks kohandada . Lõuendirakendust saab kohandada nähtavate väljade, navigeerimisvoogude või ärireeglite osas, et see oleks kooskõlas Dynamics 365 Finance'is juba määratletud kulu-, toetus- ja projektipoliitikatega.
Tehniline konfiguratsioon Finance'is ja Dataverse'is kulurakenduse kasutamiseks
Selle mobiilse kulurakenduse sujuvaks kasutamiseks on oluline, et Dynamics 365 Finance'i kulude haldamise seadistus oleks täielikult rakendatud . See hõlmab kulupoliitikaid, kinnitamise töövooge, kategooriaid, reisiparameetreid ja aruandevälja nähtavust.
Versioonide osas peab uusimate täiustuste saamiseks Finance'i versioon olema 10.0.42 (10.0.2095.147 või uuem) või 10.0.43 (10.0.2177.72 või uuem ) ning tootmiskeskkonnas peab alati olema rakendatud uusim kvaliteedivärskendus.
Integratsiooni keskne komponent on Dataverse . Teie Dynamics 365 Finance'i keskkond peab olema lingitud õigesti konfigureeritud Dataverse'i keskkonnaga. Kui see pole veel tehtud, peate lubama Power Platformi integratsiooni, järgides juhendit „Power Platformi integratsiooni lubamine” ja lubades Dataverse'i keskkonna loomisel selgesõnaliselt Dynamics 365 rakendused.
Kui olete Finance'i ja Dataverse'i seadistanud, peate haldama kasutajaid Dynamics 365 Finance'is . Igal inimesel, kes mobiilirakendust kasutab, peab olema töötaja kirjega seotud kasutajakonto, millel on aktiivne töökoht vaike-juriidilises isikus ja määratud töötaja roll, lisaks peab tema kasutajaeelistustes olema konfigureeritud vaike-ettevõte.
Paralleelselt tuleb Dataverse'i installida mobiilne kulude haldamise rakendus. Selleks avage Power Platformi halduskeskus , valige soovitud keskkond, avage jaotis Ressursid > Dynamics 365 rakendused ja installige rakendus „Dynamics 365 kulude haldamine”.
Järgmisena tuleb väga tehniline, kuid kriitiline samm: mobiilirakenduse kasutatavate virtuaalsete üksuste värskendamine . Need üksused võimaldavad Finance'i teavet Dataverse'is kuvada ilma andmeid dubleerimata ning need tuleb sünkroonida, et lõuendirakendusel oleksid ajakohased metaandmed ja see toimiks sujuvalt.
Mobiilikogemuse peamised virtuaalsed üksused ja koodikomponendid
Mobiilne kulude haldamise rakendus tugineb laiale virtuaalsete üksuste komplektile, mille eesliiteks on mserp_ ja mis hõlmavad kõike alates valuutakataloogidest kuni konkreetsete reisi-, aadressi- ja maksuparameetriteni. Nende ajakohasena hoidmine tagab, et kui kasutaja loob oma mobiilseadmes kulu, näeb ta samu loendeid, kategooriaid ja parameetreid nagu Finance'i veebiliideses.
Ülevaatamist ja värskendamist vajavate üksuste hulka kuuluvad näiteks valuutade mserp_currencyentity , kuluvälja nähtavuse üksused, riikide ja piirkondade tõlked, reisiparameetrite tabelid, läbisõidu sätted ning mitu konkreetset üksust, mis on pühendatud kulude ja aruannete mobiiliversioonile.
On olemas üksused, mis on loodud põhiandmete (mserp_trvexpmobilemasterdataentity) haldamiseks , teised on pühendatud reisitegevustele ja asukohtadele ning asjakohane rühm dokumentide ja kviitungite kontrollimiseks: alates neist, mis haldavad kuluridade ja aruannetega seotud dokumente, kuni nendeni, mis koguvad teavet maksude, projektide või makseviiside kohta.
Lisaks peate rakenduse lokaliseeritud siltide ja täpsemate juhtelementide kuvamise lubamiseks oma keskkonnas lubama Power Appsi komponentide raamistiku koodikomponendid . See samm tuleb enne mobiilse kulurakenduse installimist lõpule viia, kuna mõned liidese juhtelemendid tuginevad nendele komponentidele teabe õigeks kuvamiseks erinevates keeltes.
Kui lahendus on installitud ja üksused on värskendatud, on aeg anda juurdepääs Dataverse'is . Kuna tegemist on lõuendirakendusega, jagatakse seda kasutajatega Power Appsi standardprotseduuri järgi, andes tavaliselt juurdepääsu turbemeeskonnale või konkreetsetele kasutajatele.
Mobiilse kulurakenduse juurdepääsu litsentsid ja rollid
Selleks, et kasutajad saaksid oma mobiilseadmest ühenduse luua ja makseid, abi või reisikulusid registreerida, peavad nad vastama kahele tingimusele: neil peab olema sobiv Dynamics 365 litsents ja Dataverse'is konfigureeritud turberollid.
Litsentsimise osas peab igal kasutajal olema vähemalt üks Teams for Dynamics 365 liikmelitsents või uuem , mis on määratud Microsoft Entra halduskeskusest. See tagab, et kasutajal on õigus kasutada Dataverse'i kaudu avaldatud ettevõtterakenduste võimalusi.
Dataverse'i poolel on parim tava määrata igale inimesele rollid „ Basic User“ ja „Expense Mobile User“ . Need turberollid võimaldavad ühenduse kohandatud konnektoriga ja tagavad juurdepääsu virtuaalsetele tabelitele, mis on vajalikud kuluaruannete, kviitungite, dokumentide ja parameetritega töötamiseks.
Selle asemel, et määrata rolle üksikutele kasutajatele, eelistavad paljud organisatsioonid luua Dataverse'is meeskonna ja määrata need rollid sellele. Iga meeskonda lisatud töötaja pärib automaatselt õigused, mis muudab töötajate lisamise ja eemaldamise haldamise palju lihtsamaks.
Kui kõik on valmis (finantsosakond on seadistatud, Dataverse on lingitud, virtuaalsed üksused on värskendatud, lahendus on installitud ja rollid on määratud), saavad töötajad alla laadida Power Appsi mobiilirakenduse, logida sisse oma ettevõtte kontoga ja leida kulurakenduse, et hakata kviitungeid, makseid, reise ja abipalveid registreerima.
eSIM-i ja mobiilsidepakettide rakendus Windowsis: andmesideühenduse haldamine
Lisaks puhtalt finantsrakendustele hõlbustab Microsoft ka mobiilse andmesidepakettide haldamist otse Windowsist , mis on väga kasulik, kui kasutate oma sülearvutit ühenduse loomiseks abiportaalide, internetipanganduse või ettevõtte tööriistadega väljaspool kodu.
ARM-protsessoritel põhinevad nn alati ühendatud arvutid viitavad uue põlvkonna kergetele sülearvutitele, millel on hea aku tööiga ja pidev ühenduvus . Need seadmed integreerivad eSIM-kaarte ehk emaplaadile joodetud digitaalseid SIM-kaarte, mis võimaldavad kasutajatel andmesidepakette tellida ja muuta ilma füüsilist kaarti sisestamata.
Nende pakettide haldamiseks töötas Microsoft välja Windows 10 jaoks rakenduse Mobile Plans , mis on loodud selleks, et muuta operaatoriga andmesidepaketi tellimine sama lihtsaks kui ühenduse loomine tavapärase WiFi-võrguga. Selle rakenduse kaudu saate valida teenusepakkuja, seadistada paketti, vaadata oma andmeside kasutamist ja hallata oma sülearvutiga seotud andmesideühendust.
Idee seisneb selles, et saate aktiveerida ajutise paketi, kui vajate ühendust väljaspool kontorit või kodu , mis on väga kasulik, kui kavatsete abi veebis töödelda, oma ERP-le pilves juurde pääseda või finantsaruandeid hotellist, rongist või lennujaamast üle vaadata.
Algselt oli mobiilsidepakettidel vaid mõned integreeritud operaatorid (näiteks KDDI Jaapanis, Swisscom Šveitsis või Tele2 Rootsis), kuid eesmärk on, et üha rohkem operaatoreid võtaks platvormi kasutusele , kuna eSIM-i kasutamine sülearvutites ja Windowsi tahvelarvutites muutub laialdasemaks.
Mobiilseadmete haldus Microsoft Intune'i ja Endpoint Manageriga
Traditsiooniliselt tehti seadmete haldamist kohapealsete tööriistade, näiteks Configuration Manageri abil, mis oli loodud ettevõtte omanduses olevate seadmete jaoks. BYOD (Bring Your Own Device ehk kaasa võtmise mudel) levik tähendab aga seda, et paljud töötajad kasutavad oma isiklikke mobiiltelefone e-posti, kulurakenduste, ettevõtte panganduse või abiportaalide külastamiseks.
Selle stsenaariumi lahendamiseks pakub Microsoft mobiilseadmete halduse (MDM) ja mobiilirakenduste halduse (MAM) lahenduste komplekti , mis võimaldavad hallata ja kaitsta nii ettevõtte omanduses olevaid kui ka isiklikke seadmeid ilma kasutaja privaatsust rikkumata.
Endpoint Manager koondab Intune'i ja Configuration Manageri ühe konsooli alla ning integreerub Azure Active Directoryga (praegu Microsoft Entra ID) , kus asuvad kasutaja- ja rühmaidentiteedid. Enne kui keegi ettevõtte võrku pääseb, kontrollib Endpoint Manager Azure AD-d, et näha, kes nad on, millised õigused neil on ja kas nende seade vastab turbepoliitikatele.
Intune sisaldab ka spetsiifilisi mobiilirakenduste haldusfunktsioone , mida IT-osakond saab kasutada sisemiste rakenduste levitamiseks, nende värskenduste haldamiseks, kopeerimis- ja kleepimistoimingute piiramiseks või ainult ettevõtte andmete kustutamiseks, kui seade kaob või töötaja lahkub ettevõttest.
Milleks Microsoft MDM-i ja MAM-i tegelikult kasutatakse?
Praktikas võimaldavad MDM-poliitikad teil väga detailselt määratleda, kuidas seade tundlikule sisule , näiteks finantsaruannetele, toetuste portaalidele või kulude haldamise rakendustele, juurde pääsemisel käitub.
Tüüpiline poliitika võib nõuda töötajatelt ettevõtte portaalile juurdepääsu ainult turvaliste WiFi-võrkude või VPN-i kaudu , blokeerida avatud avalike võrkude kasutamise ja piirata kahtlaseid ühendusi. See on võtmetähtsusega volituste varguse vältimiseks kohvikutes, lennujaamades või jagatud võrkudes töötades.
Teine oluline funktsioon on kaugkustutamine: kui seade kaob, varastatakse või töötaja lahkub, saavad administraatorid terminali tehaseseadetele taastada või kustutada ainult ettevõtte andmed , säilitades isikuandmed (fotod, privaatsed rakendused, vestlused jne) puutumata.
Rakenduste osas võimaldab Intune teil avaldada ärivaldkonna rakendusi ettevõtteportaalis , nii et iga kasutaja näeb ainult enda jaoks olulisi rakendusi ja saab neid kontrollitud viisil installida, värskendada või desinstallida. See on väga kasulik, kui juurutate rakendusi sisemise toe, kulude haldamise või konkreetse ettevõtte panganduse jaoks.
Andmekaitse valdkonnas võimaldavad MDM-i ja MAM-i kombinatsioonid rakendada selliseid meetmeid nagu tingimuslik juurdepääs konfidentsiaalsele teabele, andmete eksportimise blokeerimine isiklikku salvestusruumi või meilide saatmise keelamine välistele domeenidele kriitiliste finantsandmete käsitlemisel.
Microsofti mobiilse halduse põhifunktsioonid
Microsofti ökosüsteemi peamiste eeliste hulgas maksete ja abiga seotud seadmete haldamisel paistab silma tsentraliseeritud haldus Intune'i ja Endpoint Manageriga , mis on ühilduv Androidi, iOS-i/iPadOS-i, Windowsi, macOS-i ja mõnede Windows Serveri seadmetega.
Organisatsioonid, mis juba kasutavad kohapealset konfiguratsioonihaldurit, saavad valida kaashalduse , jaotades koormuse kohapealse keskkonna ja pilve vahel. See valik sobib eriti hästi ettevõtte ja BYOD-seadmete kombinatsioonile , võimaldades teenuste järkjärgulist migreerimist ilma ootamatu seiskamiseta.
Endpoint Manager saab rentniku ühendada ka kohaliku konfiguratsioonihalduriga, et seda pilvest hallata, mis on väga kasulik, kui soovite ühest juhtpaneelist jälgida, millised seadmed pääsevad juurde finantsrakendustele, abiportaalidele või pangandusplatvormidele.
Lisaks saab määratleda andmete kadumise ennetamise poliitikaid, et sundida kriitilise teabe automaatset salvestamist pilve või keskserveritesse , takistades kasutajal kogemata olulisi andmeid maksetest, kviitungitest või abiaruannetest kustutada.
Kuidas Intune'i juurutada maksete ja abivahendite haldamise kaitsmiseks?
Kui teie organisatsioon alustab nullist, on kiireim viis alustamiseks osta Microsoft 365 litsentsid, mis sisaldavad Intune'i ja Endpoint Managerit , näiteks Enterprise'i, Business Premiumi, Educationi või Governmenti versioonid, mis integreerivad MDM-i ja MAM-i.
Kui litsentsid on olemas, on järgmine samm domeeninime konfigureerimine Azure AD/Entras , kasutajate ja rühmade lisamine või kohaliku Active Directory sünkroonimine ning litsentside määramine neile, kes registreerivad seadmeid ja kasutavad ettevõtte rakendusi.
Järgmisena peate määrama, milline tööriist on MDM-i autoriteet (Intune või Configuration Manager) , üles laadima hallatavad rakendused (näiteks ettevõtte kulurakendus, pangarakendused või abiportaalid) ning määratlema seadme konfiguratsiooni ja andmekaitsepoliitikad.
Ettevõtte portaali, kuhu kasutajad oma seadmete registreerimiseks ja rakenduste installimiseks ühenduvad, saab kohandada ettevõtte logo ja tekstiga . See aitab töötajatel keskkonda hõlpsalt ära tunda ja teada, et nad installivad ametlikke rakendusi.
Lõpuks lubatakse seadmete registreerimine toetatud platvormidel (Windows, iOS, Android, macOS) ning luuakse vastavus- ja tingimusjuurdepääsu reeglid, mis määravad, kes pääseb juurde millistele ressurssidele ja mis tüüpi seadmest.
Mobile Link ja Windows Link: ühendage oma mobiilseade arvutiga parema jõudluse saavutamiseks
Teine väga huvitav igapäevaseks kasutamiseks mõeldud tööriist on Windowsi Phone Link , mis võimaldab teil oma Androidi või iPhone'i seadme arvutiga ühendada ning töölaualt kõnesid, SMS-e, märguandeid ja paljudel juhtudel ka mobiilirakendusi hallata.
Androidi puhul on rakendus Link to Windows eelinstallitud paljudesse Samsungi, HONORI, OPPO, ASUSe, vivo ja teistesse telefonidesse või saab selle alla laadida Google Playst või Samsung Galaxy poest. Parima kogemuse saamiseks on soovitatav kasutada Android 10 või uuemat versiooni ja arvutit, kus töötab Windows 10 (2022. aasta oktoobri värskendus või uuem) või Windows 11.
Kui ühendus on loodud, saad lugeda ja vastata tekstisõnumitele, vaadata oma hiljutisi fotosid, kasutada ühilduvaid mobiilirakendusi, helistada ja kõnesid vastu võtta ning hallata märguandeid ilma telefoni puudutamata – ideaalne abivormide täitmiseks või kuluaruannete vaatamiseks suurel ekraanil.
Arvutist alustamiseks otsige lihtsalt tegumiribalt Mobile Linki, logige sisse oma Microsofti kontoga, järgige oma mobiilseadmes Link to Windowsi installimise või avamise juhiseid ja kasutage sidumise lõpuleviimiseks arvutis kuvatavat QR-koodi .
Vajalike lubade (teavitused, juurdepääs fotodele, kõnedele jne) andmisega lingitakse kaks seadet ja saate Mobile Linkist ise sünkroonitavat kohandada : aktiveerida või deaktiveerida teatisi, sõnumeid, kõnesid, fotosid, vastuvõetud failide salvestuskohta, heli taasesitust, kohest traadita leviala, seadmetevahelist lõikelauda ja palju muud.
iPhone'i linkimine Mobile Linkiga ja õiguste haldamine
iPhone'i puhul on kogemus veidi erinev, kuid see lisab väärtust ka siis, kui kasutate telefoni pangakonto autentimiseks, SMS-ide kinnitamiseks või finantstehingutega seotud kõnedeks . Sellisel juhul toimub sidumine peamiselt Bluetooth Low Energy (BLE) kaudu.
Selle kasutamiseks vajate arvutit, millel on Windows 10 (mai 2019 värskendus või uuem) või Windows 11, mis on BLE-ühilduv, ja iPhone'i, millel on iOS 15 või uuem versioon . Avage oma arvutis Mobile Link, valige telefoni tüübiks iPhone, skannige genereeritud QR-kood oma iPhone'i kaameraga ja järgige juhiseid.
Protsessi käigus küsib süsteem teilt lube teavituste, sõnumite ja kontaktide sünkroonimiseks . Need load on olulised selleks, et saaksite oma seadmes SMS-sõnumeid lugeda, näha, kes helistab, vastata arvuti klaviatuuri abil ja saada olulisi maksete või abiga seotud teavitusi.
Kui soovite kunagi sidumisfunktsiooni kasutamise lõpetada, saate seadme nii Androidi kui ka iPhone'i Bluetoothi seadetes unustada ja selle Windowsi Mobile Linkist eemaldada. Sidumise ebaõnnestumise korral piisab tavaliselt Bluetoothi välja- ja uuesti sisselülitamisest ning QR-koodi skannimisest.
Tasub meeles pidada, et nagu ka Intune'i puhul, saate ise kontrollida, milliseid andmeid jagate . Loakasti tühjendamine tähendab, et see funktsioon (näiteks sõnumite või teavituste vaatamine) pole teie arvutis enam saadaval ja teave jääb ainult teie mobiilseadmesse.
Kogu selle tööriistakomplekti abil – Dynamics 365 mobiilse kulurakenduse, Dataverse'i ja selle virtuaalsete üksuste, andmesidepakettide haldamise eSIM-i ja mobiilipakettidega, Intune'i ja Endpoint Manageri turvalisuse ning igapäevase integratsiooniga Mobile Linkiga – on teil üsna terviklik ökosüsteem maksete töötlemiseks, toetuste põhjendamiseks, kulude kontrollimiseks ning turvaliseks töötamiseks mobiilseadme ja Windowsi vahel , kasutades ära iga seadme parimaid omadusi ning minimeerides paberimajandust ja tehnilisi probleeme.
